Société fiduciaire à Genève : distinguer les services de la fiducie
À Genève, une société fiduciaire peut tenir la comptabilité d’une entreprise, préparer des décomptes fiscaux ou gérer les salaires. Le terme « fiducie » désigne aussi un mécanisme juridique différent, dans lequel une personne confie des droits ou des biens à un fiduciaire.
Cette distinction évite une confusion importante : la loi suisse sur les fiduciaires ne forme pas un régime unique qui encadrerait chaque prestation de comptabilité. Les règles applicables dépendent du service fourni, de la forme juridique du client et, parfois, de l’activité financière exercée.
À retenir : les vérifications utiles avant de choisir un prestataire :
- Responsabilité de l’entreprise sur ses comptes et déclarations
- Autorisation réglementaire liée aux activités réellement exercées
- Mandat écrit précisant tâches, délais, honoraires et accès
- Confidentialité, sécurité et restitution des documents clients
Selon les articles 394 et suivants du Code des obligations, le contrat fiduciaire relève généralement des règles du mandat lorsqu’il n’existe pas de régime contractuel spécial. Une fiduciaire chargée de la comptabilité ne devient donc pas automatiquement propriétaire des biens de son client.
Comptabilité en Suisse et obligations légales fiduciaire
Cette différence de rôle se voit d’abord dans la comptabilité : l’entreprise reste responsable de ses obligations, même si une fiduciaire prépare les écritures ou les déclarations. Selon le Code des obligations, les exigences comptables varient notamment selon la forme de l’entité et son chiffre d’affaires.
Tenue des comptes selon la forme juridique
Pour une PME genevoise, le premier contrôle consiste à déterminer le niveau de comptabilité requis. Une entreprise individuelle dont le chiffre d’affaires annuel reste inférieur à 500 000 francs peut tenir une comptabilité simplifiée, tandis que les personnes morales doivent établir des comptes selon les règles applicables aux sociétés.
Une fiduciaire peut organiser les pièces, enregistrer les opérations et préparer les comptes annuels. Elle ne remplace toutefois ni les organes responsables ni les décisions de gestion de l’entreprise.
Repères comptables selon la structure :
- Entreprise individuelle : comptabilité simplifiée possible sous le seuil légal
- Sàrl ou SA : comptabilité et comptes annuels selon le Code des obligations
- Association : exigences dépendant notamment de sa taille et de son activité
- Toute entité : conservation organisée des justificatifs et pièces comptables
| Situation | Repère légal | Conséquence pratique |
|---|---|---|
| Entreprise individuelle sous 500 000 francs de chiffre d’affaires | Comptabilité simplifiée admise | Suivre revenus, dépenses et patrimoine |
| Entreprise individuelle au-dessus du seuil | Règles comptables ordinaires | Établir des comptes structurés |
| Sàrl ou SA | Comptabilité commerciale requise | Préparer les comptes annuels |
| Mandat confié à une fiduciaire | Responsabilités à répartir clairement | Contrôler les livrables et échéances |
Selon l’article 958f du Code des obligations, les livres et pièces comptables doivent être conservés pendant la durée prévue par la loi. Un mandat précis aide à savoir qui rassemble les justificatifs, qui valide les écritures et qui répond aux demandes des autorités.
Réglementation financière suisse et autorisation FINMA
Lorsque les services dépassent la tenue des comptes, le cadre peut changer : la réglementation financière suisse s’applique selon la nature exacte des opérations. Une société qui conseille sur des placements ou administre des actifs ne relève pas nécessairement des mêmes règles qu’un prestataire comptable.
Quand une autorisation FINMA peut être nécessaire
Selon la FINMA, certaines activités de gestion de fortune ou de trustee sont soumises à des exigences d’autorisation et de surveillance. L’autorisation FINMA n’est donc pas une qualité obligatoire pour toute société fiduciaire de Genève, mais elle peut devenir indispensable selon le service financier proposé.
Avant de signer, demandez au prestataire de décrire précisément ses tâches. Si le mandat touche aux placements, aux actifs ou à des opérations financières, vérifiez le statut réglementaire correspondant plutôt que de vous fier uniquement au mot « fiduciaire ».
Vérifications liées à l’activité financière :
- Nature exacte des conseils ou opérations proposés
- Rôle du prestataire dans la gestion des avoirs
- Existence d’une autorisation ou d’un statut applicable
- Identité des personnes chargées du suivi du mandat
La lutte contre le blanchiment d’argent constitue un autre volet à examiner. Selon la loi sur le blanchiment d’argent, certaines activités d’intermédiation financière déclenchent des obligations de diligence et d’identification, sans que chaque service comptable ordinaire soit automatiquement concerné.
Obligations fiscales genevoises et suivi des échéances
Une fois le mandat défini, le travail quotidien porte souvent sur les impôts, les salaires et les déclarations. Les obligations fiscales genevoises s’inscrivent dans les règles fédérales et cantonales ; une fiduciaire peut préparer des documents, mais l’entreprise doit transmettre des informations exactes et valider les éléments importants.
Répartir les tâches et contrôler les échéances
Selon l’Administration fédérale des contributions, l’assujettissement à la TVA dépend notamment des conditions légales applicables à l’activité et au chiffre d’affaires. Le prestataire peut suivre les décomptes, mais le dirigeant doit vérifier que les ventes, factures et changements d’activité ont été communiqués à temps.
Un exemple simple : une petite société qui engage son premier salarié doit clarifier avec sa fiduciaire la préparation des fiches de salaire et les déclarations sociales. Le mandat devrait préciser les dates de remise des données et la personne qui autorise les paiements.
| Domaine | Intervention possible de la fiduciaire | Contrôle du client |
|---|---|---|
| Fiscalité | Préparation des déclarations et pièces | Vérifier les données et signer si nécessaire |
| TVA | Établissement des décomptes périodiques | Transmettre les factures et valider les montants |
| Salaires | Calcul des rémunérations et documents associés | Confirmer les heures, absences et changements |
| Comptabilité | Saisie, rapprochements et préparation des comptes | Fournir les justificatifs et examiner les résultats |
Pour éviter les retards, formalisez les responsabilités, les délais de remise des documents et le processus de validation. Une échéance manquée peut avoir des conséquences même lorsque la fiduciaire s’occupe de la préparation administrative.
Devoir de diligence fiduciaire et protection des données clients
La qualité d’un mandat se mesure aussi à la manière dont le prestataire protège les informations reçues. Le devoir de diligence fiduciaire implique d’agir conformément aux instructions convenues, de rendre compte du travail effectué et de traiter les documents avec soin.
Encadrer le mandat et sécuriser les informations
Selon l’article 97 du Code des obligations, une inexécution fautive peut engager la responsabilité contractuelle. Le contrat devrait donc identifier les services inclus, les honoraires, les modalités de résiliation et les règles applicables aux pièces originales.
La protection des données clients mérite une attention concrète : accès limité aux dossiers, transmission sécurisée et procédure claire en cas de changement de prestataire. Une entreprise peut demander comment les données sont hébergées, qui y accède et comment elles sont restituées à la fin du mandat.
Points à inscrire dans le mandat :
- Liste précise des prestations et limites du service
- Délais de remise des pièces et de validation
- Mesures de confidentialité et de sécurité des données
- Restitution des documents et modalités de résiliation
Le contrat fiduciaire au sens juridique reste distinct du mandat comptable : dans le premier, un bien ou un droit peut être détenu au nom du fiduciaire. Si une telle structure est envisagée, les règles de propriété, de restitution et les risques en cas d’insolvabilité doivent être examinés séparément.
Source : Code des obligations, art. 97, 394 et suivants, 958f ; loi fédérale sur la lutte contre le blanchiment d’argent ; FINMA, informations relatives aux gestionnaires de fortune et trustees.
